Você sabe conduzir uma reunião produtiva?

Já vivi muitas situações em que os profissionais saíam de uma reunião exclamando: “Quase decidimos alguma coisa hoje”. Pois é, reuniões improdutivas geram frustração e cada vez menor adesão.

Mas, afinal, para que servem as reuniões? Como gestor, eu preciso me reunir para ouvir dos envolvidos tomadas de decisão

No mundo corporativo, na velocidade em que precisamos tomar decisões, não temos mais condições para reuniões extensas, sem produtividade, dispersas, cansativas e que deixam de decidir o que de fato era para ser decidido. 

Aqui, deixo algumas orientações que procuro seguir para que as minhas reuniões sejam produtivas:

Definição de pauta

Tenha um roteiro do que deve ser decidido na reunião, com os pontos principais e não se desvie dessa pauta. Encerre a reunião se perceber que ela não será produtiva . Não permita que você ou sua equipe saiam do foco da reunião. 

Deixe claro o objetivo

 

Muitos profissionais se queixam que nem sabem o porquê da reunião e o que estão fazendo ali. Um antídoto para isso é deixar bem claro o objetivo da reunião para que todos possam estar alinhados já de início.

Infraestrutura

Há reuniões que pedem participação de outros que não estão fisicamente na sala, exigindo videoconferência, internet de boa qualidade. Certifique-se antecipadamente que isso tudo esteja funcionando para não atrasar o início da reunião. Isso sem mencionar o óbvio, que é a reserva da sala com a secretária com antecipação. 

 

Preparação

A melhor reunião é aquela em que você investiu mais tempo se preparando para ela do que a própria reunião em si. Seja rígido em relação à sua preparação e acompanhe o raciocínio dos seus pares, equipes, líderes.

 

Minha metodologia

No meu caso , gosto de solicitar leituras dos envolvidos ou passo antecipadamente a pauta para que cada um já traga um cenário das possíveis decisões a serem tomadas. Isso acelera a reunião, torna mais assertivas as discussões e traz mais foco às decisões e aos próximos rumos.

 

Foco

Tempo nos dias de hoje é um ativo para lá de escasso e precisa ser aproveitado da melhor forma possível. Por isso, obtenha de forma rápida a decisão que você precisa para que a sua reunião seja produtiva e não uma perda de tempo sem fim. Obtendo reunião assertiva você terá um impacto melhor nas suas operações e finanças.

 

Tempo de duração 

Dependendo da empresa, uma reunião com duração de 30 a 45 minutos já é o suficiente. Na minha opinião, quanto menos tempo trancado em sala, melhor . É bom exigir que as reuniões sejam práticas e quanto menos tempo de duração, melhor para a organização. Determine hora de início e término e exija pontualidade para que todos possam estar comprometidos.

 

Conclusão 

Uma reunião produtiva é aquela em que você sai da sala sempre com as decisões tomadas, sejam elas boas ou ruins. É aquela sensação de que hoje, sim, decidimos, avançamos, vimos que estamos caminhando todos juntos rumo aos objetivos da corporação.